Guide d'installation

Faites fonctionner EnrollCue dans votre compte HubSpot en une dizaine de minutes.

1. Avant de commencer

Votre compte HubSpot a des workflows : un abonnement Professional ou Enterprise, peu importe le hub.
Chaque expéditeur a un siège Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise et une boîte de réception connectée (Paramètres > Général > E-mail).
Vos séquences existent et sont partagées avec les expéditeurs qui les utiliseront.
Vous pouvez installer des applications dans le compte (Super Admin, ou la permission d'accès au Marketplace).

2. Installer EnrollCue

Cliquez sur Installer EnrollCue (ou Installer sur la fiche du Marketplace HubSpot).
Choisissez le compte HubSpot à connecter.
Vérifiez et acceptez les permissions. Certaines sont facultatives, chacune pour une fonction :
- Schémas des propriétés de contact : permet à EnrollCue de créer et de tenir à jour la propriété « Planned sequence ».
- Leads, Affaires, Entreprises, Tickets (lecture) : nécessaires pour utiliser les actions dans les workflows basés sur ces fiches.
- Contacts (écriture) : nécessaire pour l'action Désinscrire de la séquence (voir Désinscrire des contacts).
Sans elles, EnrollCue inscrit quand même les contacts depuis les workflows de contacts. Acceptez-les toutes pour profiter de chaque fonction; la console indique les fonctions désactivées.
Une page de confirmation s'affiche. EnrollCue apparaît maintenant dans vos workflows.

3. Ajouter l'action à un workflow

Allez dans Automatisation > Workflows, et ouvrez ou créez un workflow basé sur les contacts, les leads, les affaires, les entreprises ou les tickets.
Cliquez sur + pour ajouter une action, cherchez EnrollCue et choisissez Inscrire dans une séquence.
Sous Séquence, choisissez Une séquence précise et sélectionnez-la, ou La séquence indiquée dans une propriété de l'enregistrement (voir la section suivante).
Sous Envoyer au nom de, choisissez Un utilisateur précis, ou Une propriété propriétaire, comme Propriétaire du contact ou Propriétaire de l'affaire, pour envoyer au nom du propriétaire de chaque fiche.
Enregistrez et activez le workflow.

L'action renvoie trois sorties utilisables dans les étapes suivantes, par exemple dans une branche si/alors : ID d'inscription, Code d'erreur et Message d'erreur. Dans les workflows d'affaires, d'entreprises et de tickets, elle renvoie aussi Contacts inscrits, Contacts en attente et Contacts en échec.

4. Choisir la séquence avec une propriété

Plutôt qu'un workflow (ou une branche) par séquence, laissez chaque contact porter la séquence qu'il doit recevoir.

EnrollCue crée une propriété de contact nommée Planned sequence, dont les options sont vos séquences. Elle reste à jour : une nouvelle séquence apparaît en moins de 5 minutes, une séquence renommée est mise à jour, une séquence supprimée est masquée.
Remplissez la propriété par un formulaire, une importation, un autre workflow ou à la main, puis choisissez La séquence indiquée dans une propriété de l'enregistrement et sélectionnez Planned sequence.
Vous pouvez aussi utiliser toute propriété contenant l'ID d'une séquence ou son nom exact.

5. Workflows d'affaires, d'entreprises, de tickets et de leads

Les séquences sont toujours envoyées à des contacts. Quand le workflow est basé sur une autre fiche, EnrollCue trouve les contacts à inscrire :

Leads : le contact principal du lead.
Affaires, entreprises et tickets : les contacts associés. Sous Contacts à inscrire, choisissez Tous les contacts associés, ou Les contacts d'un libellé d'association et choisissez un libellé (par exemple Décideur ou Champion).

Chaque contact est inscrit séparément : il a sa propre ligne au journal, compte pour une inscription et respecte les limites d'envoi. Jusqu'à 10 contacts sont inscrits par fiche; utilisez un libellé pour en cibler moins. Si la fiche n'a aucun contact correspondant, l'action échoue avec NO_CONTACT. Chaque type de fiche demande sa permission facultative.

Les contacts qui attendent de la place dans la limite quotidienne d'un expéditeur sont inscrits plus tard, en arrière-plan; le workflow ne les attend pas.

6. Désinscrire des contacts

Ajoutez l'action Désinscrire de la séquence pour sortir des contacts de leur séquence, par exemple quand une affaire avance d'étape, qu'un ticket est ouvert ou qu'un contact devient client.

Sous Désinscrire de, choisissez N'importe quelle séquence, ou Une séquence précise seulement : un contact inscrit dans une autre séquence n'est alors pas touché.
Elle fonctionne dans les mêmes workflows que l'action d'inscription, avec le même réglage Contacts à désinscrire pour les affaires, les entreprises et les tickets.
La sortie Statut de désinscription vaut unenrolled (désinscrit), not_enrolled (le contact n'était pas dans une séquence correspondante) ou pending (HubSpot la traite encore).

Comment ça marche. HubSpot n'offre aux applications aucun moyen de désinscrire directement un contact. HubSpot désinscrit toutefois les contacts qui prennent rendez-vous : EnrollCue consigne donc brièvement une rencontre « Unenrolled from sequence (EnrollCue) » sur le contact, vérifie qu'il est sorti de la séquence, puis supprime la rencontre (elle va dans la corbeille de HubSpot). Cela prend d'habitude quelques secondes, et au plus quelques minutes. À savoir :

La séquence doit désinscrire les contacts qui prennent rendez-vous, ce que HubSpot fait par défaut. Si le contact est encore inscrit après 30 minutes, EnrollCue supprime la rencontre et signale UNENROLL_NOT_CONFIRMED.
Les workflows ou rapports basés sur les rencontres créées peuvent voir passer cette rencontre.
Cela demande la permission facultative Contacts (écriture).

7. Limites d'envoi

Pour protéger la réputation de chaque expéditeur, EnrollCue limite le nombre de nouvelles inscriptions par expéditeur et par jour, dans le fuseau horaire de votre compte.

Par défaut : 100 par expéditeur par jour. Vous pouvez changer cette limite pour tout le compte ou pour chaque expéditeur, jusqu'à 1 000 (la limite de HubSpot), dans la console sous Limites d'envoi.
Quand un expéditeur atteint sa limite, les contacts suivants attendent et sont inscrits les jours suivants, dans l'ordre. Le workflow se met en pause pour ces contacts et reprend une fois qu'ils sont inscrits.
N'oubliez pas que chaque séquence envoie aussi des relances : une séquence de 4 courriels multiplie le volume quotidien.

8. Suivre les inscriptions

Ouvrez la console EnrollCue dans HubSpot : cliquez sur l'icône Marketplace dans la barre de navigation du haut, puis sur EnrollCue parmi les applications visitées récemment. La page de confirmation affichée après l'installation y mène aussi. Vous y trouverez :

les inscriptions des 30 derniers jours et l'utilisation du mois;
les erreurs les plus fréquentes, expliquées, avec la marche à suivre;
les configurations mises en pause après des erreurs répétées (par exemple un expéditeur sans siège), qui reprennent d'elles-mêmes une fois corrigées;
le journal de chaque inscription, avec des liens vers le contact, la fiche d'origine (lead, affaire, entreprise ou ticket), la séquence et le workflow;
les limites d'envoi.

9. Erreurs et solutions

Code d'erreur	Signification	Que faire
`SENDER_NOT_ELIGIBLE`	L'expéditeur ne peut pas envoyer de séquences.	Donnez-lui un siège Sales Hub ou Service Hub Professional et connectez sa boîte de réception.
`SENDER_NOT_FOUND`	L'expéditeur n'est pas un utilisateur HubSpot actif.	Choisissez un autre expéditeur, ou vérifiez la propriété propriétaire utilisée par l'action.
`PERMISSION_DENIED`	L'expéditeur ne peut pas utiliser cette séquence.	Partagez la séquence avec l'expéditeur.
`SEQUENCE_NOT_FOUND`	La séquence est introuvable.	La séquence a été supprimée, ou la propriété contient une valeur qui ne correspond à aucune séquence.
`SEQUENCE_AMBIGUOUS`	Plusieurs séquences portent ce nom.	Utilisez la propriété « Planned sequence », qui contient l'ID des séquences, ou renommez les doublons.
`ALREADY_ENROLLED`	Le contact est déjà dans une séquence.	Un contact ne peut être que dans une séquence à la fois.
`CONTACT_UNSUBSCRIBED`	Le contact s'est désabonné des courriels de vente.	C'est normal : cela protège votre réputation d'expéditeur.
`CONTACT_NOT_EMAILABLE`	Le contact ne peut pas recevoir de courriels.	Un courriel précédent a rebondi ou a été signalé comme pourriel. Vérifiez l'adresse.
`NO_CONTACT`	La fiche n'a aucun contact à inscrire.	Donnez un contact principal au lead, ou un contact à l'affaire, à l'entreprise ou au ticket (avec le libellé d'association choisi dans l'action, s'il y a lieu).
`INVALID_INPUT`	Il manque une séquence ou un expéditeur à l'action.	Vérifiez les réglages de l'action, et que la propriété utilisée est remplie.
`MISSING_PERMISSION`	EnrollCue a besoin d'une permission de plus.	Réautorisez EnrollCue depuis sa console (« Réautoriser ») et acceptez toutes les permissions.
`NOT_CONNECTED`	EnrollCue n'est plus connecté.	Réinstallez EnrollCue.
`EXPIRED`	HubSpot a cessé d'attendre de la place dans la limite quotidienne de l'expéditeur.	Relevez la limite ou répartissez le volume sur plus d'expéditeurs, puis réinscrivez l'enregistrement.
`ENROLLMENT_REJECTED`	HubSpot a refusé l'inscription.	Voyez le message de HubSpot dans la sortie « Message d'erreur ».
`UNENROLL_REJECTED`	Action de désinscription : HubSpot a refusé la rencontre temporaire.	Voyez le message de HubSpot dans la sortie « Message d'erreur ».
`UNENROLL_NOT_CONFIRMED`	Action de désinscription : le contact était encore dans la séquence après 30 minutes.	Vérifiez que la séquence désinscrit les contacts qui prennent rendez-vous (paramètres de la séquence).

10. Désinstaller

Allez dans Paramètres > Intégrations > Applications connectées, ouvrez EnrollCue et choisissez Désinstaller. Retirez d'abord l'action EnrollCue de vos workflows, sinon ils afficheront NOT_CONNECTED. Notre politique de confidentialité explique ce qu'il advient de vos données.

Toujours bloqué? Écrivez à support@enrollcue.com.